На сьогоднішній день більшість великих компаній, щоб організувати робочий процес використовують стандартні методики. Це може бути вже знайома нам та звична п'яти хвилинка по ранках, або короткочасні збори протягом всього робочого дня. Причому ці збори можуть бути як заплановані, так і спонтанні.
Такі методи організації відеоконференцзв'язку застарілі та не вирішують проблему організації робочого процесу повністю, так як в більшості випадків – це навпаки відволікає від раніше поставлених завдань та спрямовує думки в зовсім інше русло.
Багато шановні себе організації для побудови робочого процесу та вирішення питань управління бізнес-процесами почали організовувати телефонні наради, або відеоконференції. Організація відеоконференцзв'язку в корпоративній роботі має цілий ряд переваг, а саме, в більшості випадків вона дозволяє значно заощадити на витратах – це стосується та поїздок у відрядження та часу. Однак де є гідності, там завжди знайдуться та недоліки.
Звичка до спілкування по телефону, або електронній пошті значно знижує рівень уваги. Згадайте себе, ніж Ви найчастіше займаєтеся, спілкуючись з кимось по телефону?
- продовжуєте виконувати свою роботу;
- переглядаєте пошту, або починаєте відповідати на чиїсь листи;
- їсте;
- просто бродите просторами Інтернету, переглядаючи цікаві картинки, або фотографії;
- починаєте мріяти про щось хороше;
- ігноруєте співрозмовника, натискаєте кнопку «Mute» та займаєтеся своїми справами.
Як ми знаємо, інформація найкраще сприймається в тому випадку, якщо спілкуєшся з співрозмовником лицем до лиця. Якщо візуальний контакт відсутній, можуть виникнути ряд причин, наприклад: нерозуміння, виникнення додаткових питань та зниження відповідальності. Все це може негативно позначитися на виконанні поставленого завдання.
Особливості відеоконференцзв'язку
Використання відеозв’язку значно спрощує процес переговорів – бізнес завдання можуть вирішуватися набагато швидше та успішніше, причому задіяні можуть бути декілька осіб одночасно.
У процесі проведення відеоконференції питання обговорюються набагато простіше, тому як: швидко приймаються рішення, знижується ризик нерозуміння, легше будуються довірчі відносини, є можливість бачити реакцію співрозмовника. Система відеоконференції може використовуватися абсолютно в будь-яких організаціях для підвищення ефективності роботи як всередині компанії так і для роботи з партнерами, може сприяти економії часу, швидкого прийняття рішень, скороченню витрат на поїздки у відрядження. З її допомогою також можуть проводитися навчальні тренінги. На відміну від голосових для організації відео-конференцій, зокрема в системі уніфікованих комунікацій Cisco використовуються пристрої IP/VC MCU. Такі пристрої (залежно від конфігурації) можуть включати одночасно різну кількість учасників, причому як відео, так і аудіо.
Для забезпечення конференцій на дуже велику кількість учасників (яке не підтримується жодною з конфігурацій пристроїв) можна об'єднувати декілька таких пристроїв у каскади. У великих компаній з'являється можливість організовувати групові відеоконференції з великою кількістю співробітників. Також існують різні режими організації відеозображення, наприклад, у режимі голосового управління, система автоматично перемикає зображення на людину, яка на даний момент розмовляє.
Також, можливі варіанти, коли одночасно показані кілька учасників конференції, таким чином, складається відчуття повноцінного реальної присутності. Інтерфейс системи дозволяє організовувати контроль проходить конференції, є можливість налаштування автоматичної адаптації формату зображення в залежності від кількості учасників. Крім цього, є можливість контролювати конференцію, додаючи та видаляючи учасників, а також використовувати функцію вимкнути, або увімкнути мікрофон, або камери. Також є можливість захистити конференцію допомогою встановлення пароля для підключення.
