На сегодняшний день большинство крупных компаний, чтобы организовать рабочий процесс используют стандартные методики. Это может быть уже знакомая нам и привычная пяти минутка по утрам или кратковременные сборы на протяжении всего рабочего дня. Причем эти сборы могут быть как запланированные, так и спонтанные.
Такие методы организации видеоконференцсвязи устаревшие и не решают проблему организации рабочего процесса полностью, так как в большинстве случаев – это наоборот отвлекает от ранее поставленных задач и направляет мысли в совсем другое русло.
Многие уважаемые себя организации для построения рабочего процесса и решения вопросов управления бизнес-процессами начали организовывать телефонные совещания или видеоконференции. Организация видеоконференцсвязи в корпоративной работе имеет целый ряд преимуществ, а именно, в большинстве случаев она позволяет значительно сэкономить на расходах – это касается и поездок в командировки и времени. Однако где есть достоинства, там всегда найдутся и недостатки.
Привычка к общению по телефону или электронной почте значительно снижает уровень внимания. Вспомните себя, чем Вы чаще всего занимаетесь, общаясь с кем-то по телефону:
- продолжаете выполнять свою работу;
- просматриваете почту или начинаете отвечать на чьи-то письма;
- кушаете;
- просто бродите просторами Интернета, просматривая интересные картинки или фотографии;
- начинаете мечтать о чем то хорошем;
- игнорируете собеседника, нажимаете кнопку «Mute» и занимаетесь своими делами.
Как мы знаем, информация лучше всего воспринимается в том случае, если общаешься с собеседником лицом к лицу. Если визуальный контакт отсутствует, могут возникнуть ряд причин, например: непонимание, возникновение дополнительных вопросов и снижение ответственности. Все это может негативно сказаться на выполнении поставленной задачи.
Особенности видеоконференцсвязи
Использование видеосвязи значительно упрощает процесс переговоров – бизнес задачи могут решаться гораздо быстрее и успешнее, причем задействовано могут быть несколько лиц одновременно.
В процессе проведения видеоконференции вопросы обсуждаются намного проще, потому как: быстро принимаются решения, снижается риск непонимания, легче строятся доверительные отношения, имеется возможность видеть реакцию собеседника. Система видеоконференции может использоваться совершенно в любых организациях для повышения эффективности работы как внутри компании так и для работы с партнерами, может способствовать экономии времени, быстрому принятию решений, сокращению затрат на поездки в командировки. С ее помощью также могут проводиться обучающие тренинги.
В отличие от голосовых для организации видеоконференций, в частности в системе унифицированных коммуникаций Cisco используются устройства IP/VC MCU. Такие устройства (в зависимости от конфигурации) могут включать одновременно различное количество участников, причем как видео, так и аудио.
Для обеспечения конференций на очень большое количество участников (которое не поддерживается ни одной из конфигураций устройств) можно объединять несколько таких устройств в каскады. У крупных компаний появляется возможность организовывать групповые видеоконференции с большим количеством сотрудников. Также существуют различные режимы организации видеоизображения, например, в режиме голосового управления, система автоматически переключает изображение на человека, который в данный момент разговаривает.
Кроме этого, возможны варианты, когда одновременно показаны несколько участников конференции, таким образом, складывается ощущение полноценного реального присутствия. Интерфейс системы позволяет организовывать контроль проходящей конференции, есть возможность настройки автоматической адаптации формата изображения в зависимости от количества участников.
Кроме этого, есть возможность контролировать конференцию, добавляя и удаляя участников, а также использовать функцию включения и выключения микрофона или камеры. Также есть возможность защитить конференцию посредством установления пароля для подключения.
