Навіть невеликі веб-рішення для конференц-зв'язку «point-to-point», що передбачають обмін даними між двома співрозмовниками, передбачають використання складного програмно-апаратного комплексу для кодування, декодування сигналу, передачі його по захищених каналах зв'язку через відповідний веб-додаток, інтерпретації даних в абонентній точці і зберігання відеозаписів.
Більш масштабні корпоративні системи групової відеоконференції базуються на технологіях конференц-відеосерверов (MCU), який забезпечує з'єднання і обмін інформацією між багатьма учасниками і є центральним вузлом мережі.
Як правило, трансляції масштабних конференцій за участю багатьох співрозмовників із застосуванням цілісних комплексних систем проводяться в конференц-залах з продуманими умовами, які забезпечують високу якість зображення, доступність трансльованих даних і документів для всіх учасників, корпоративний стиль, зручність проведення різних заходів і участі в них.
Для успішної організації, адміністрування та ведення таких заходів буде потрібно спеціально навчений, кваліфікований персонал, але в першу чергу – продуманий план конференції.
Як спланувати відеоконференцію?
Продумайте тему відеоконференції і підготуйте демонстраційні матеріали для неї. Оформлення текстів, діаграм, таблиць повинно відповідати можливостям користувальницьких терміналів і каналів передачі даних. Відповідно, шрифти повинні бути великими, а графічні матеріали контрастними і виразними.
Складіть план відеоконференції, список учасників, пріоритетних питань, щоб встановити порядок виступу, тривалість заходу.
Що б зробити відеоконференцію на належному рівні, заздалегідь розішліть учасникам запрошення. У них бажано вказати план заходів, графік їх проведення, а також інструкції, щодо реєстрації та авторизації в системі. Важливо попередити учасників про необхідність зареєструватися до початку, щоб адміністратори могли допомогти тим, хто не має такого досвіду, синхронізувати пристрої і ПО, усунути поточні неполадки, якщо такі виникнуть. Якщо у відеоконференції беруть участь співрозмовники, які проживають в різних часових поясах, врахуйте розбіжності в часі при розсилці запрошень.
Розподіліть обов'язки між персоналом, який відповідає за проведення відеоконференції. Зокрема, підвищеної уваги вимагає управління відеокамерами і освітленням, контроль роботи ПО, адміністрування відеосервера, підключення нових учасників і надання їм відповідного права доступу. Як правило, з боку обслуговуючого персоналу у відеоконференції бере участь модератор заходу і адміністратор відповідає за настройку системи відеоконференцзв'язку.
Перед сеансом відеозв'язку перевірте налаштування апаратури, якість передачі даних, протестуйте роботу обладнання ВКС, до якого відносяться:
- пристрою для захоплення відео і звуку (камери, мікрофони);
- призначені для користувача термінали (спеціалізовані переговорні пристрої і відеотерміналів для конфренцзв'язку, мобільні девайси, ПК, комп'ютери);
- шлюзи і комутаційне обладнання;
- провідні та безпровідні лінії передачі даних;
- мультимедійні проектори та РК-монітори для відображення інформації, що приймається і зручного доступу до неї всіх учасників;
- підсистеми адміністрування, контролю і захисту;
- підсистеми життєзабезпечення (резервного електроживлення, кондиціонування, вентиляції, заземлення, пожежогасіння, охорони, сигналізації);
- відповідне ліцензоване програмне забезпечення.
Також рекомендуємо перевірити допоміжне обладнання в залі для проведення відеоконференцзв'язку (освітлювальне, звуковідтворювальне, монітори, дисплеї, перемикачі, пульти дистанційного керування). Переконайтеся, що умови освітлення, фон, оформлення, структура простору, розташування учасників відповідають темі конференції та можливостям обладнання для відеоконференцзв'язку.
Під час відеоконференції не забувайте про ділову етику і про те, як дії і зовнішній вигляд сприймаються «через камеру». Для цього ознайомтеся з правилами етикету учасників відеоконференції – він дещо відрізняється від правил спілкування «в реалі».
Дотримання цих простих правил допоможе організувати продуктивний обмін інформацією, досягти основних цілей відеоконференції, а також завоювати авторитет у колег і навіть підвищити свій бізнес-статус серед партнерів.
