Даже небольшие веб-решения для конференцсвязи «point-to-point», предусматривающие обмен данными между двумя собеседниками, используют сложный программно-аппаратный комплекс для кодирования и декодирования сигнала. Программное обеспечение обеспечивает передачу сигналов по защищенным каналам связи, через соответствующее веб-приложение, преобразовывая данные в абонентской точке и сохраняя его заданом видео формате.
Более масштабные корпоративные системы многоточечной видеоконференции базируются на технологиях конференц-видеосерверов (MCU), который обеспечивает соединение и обмен информацией между многими участниками и является центральным узлом сети.
Как правило, трансляции масштабных конференций с участием множества собеседников и с применением целостных комплексных систем проводятся из конференц-залов с продуманными условиями, которые обеспечивают высокое качество изображения, доступность транслируемых данных и документов для всех участников, корпоративный стиль, удобство проведения различных мероприятий и участия в них.
Для успешной организации, администрирования и ведения таких мероприятий потребуется специально обученный, квалифицированный персонал, но в первую очередь – продуманный план конференции.
Как спланировать видеоконференцию?
Продумайте тему видеоконференции и подготовьте демонстрационные материалы для нее. Оформление текстов, диаграмм, таблиц должно соответствовать возможностям пользовательских терминалов и каналов передачи данных. Соответственно, шрифты должны быть крупными, а графические материалы контрастными и выразительными.
Составьте план видеоконференции, список участников, приоритетных вопросов, определите порядок выступления, длительность мероприятия.
Что бы сделать видеоконференцию на должном уровне, заранее разошлите участникам приглашения. В них желательно указать план мероприятий, график их проведения, а также инструкции, касательно регистрации и авторизации в системе. Важно предупредить участников о необходимости зарегистрироваться до начала, чтобы администраторы могли помочь тем, кто не имеет такого опыта, синхронизировать устройства и ПО, устранить текущие неполадки, если таковые возникнут. Если в видеоконференции участвуют собеседники, проживающие в разных часовых поясах, учтите расхождения во времени при рассылке приглашений.
Распределите обязанности между персоналом, который отвечает за проведение видеоконференции. В частности, повышенного внимания требует управление видеокамерами и освещением, контроль работы ПО, администрирование видеосервера, подключение новых участников и предоставление им соответствующего права доступа. Как правило, со стороны обслуживающего персонала в видеоконференции участвует модератор мероприятия и администратор отвечающий за настройку системы видеоконференцсвязи.
Перед сеансом видеосвязи проверьте настройки аппаратуры, качество передачи данных, протестируйте работу оборудования ВКС, к которому относятся:
- устройства для захвата видео и звука (камеры, микрофоны);
- пользовательские терминалы (специализированные переговорные устройства и видеотерминалы для конфренцсвязи, мобильные девайсы, ПК, компьютеры);
- шлюзы и коммутационное оснащение;
- проводные и беспроводные линии передачи данных;
- мультимедийные проекторы и ЖК-мониторы для отображения принимаемой информации и удобного доступа к ней всех участников;
- подсистемы администрирования, контроля и защиты;
- подсистемы жизнеобеспечения (резервного электропитания, кондиционирования, вентиляции, заземления, пожаротушения, охраны, сигнализации);
- соответствующее лицензированное программное обеспечение.
Также рекомендуем проверить вспомогательное оборудование в зале для проведения видеоконференцсвязи (осветительное, звуковоспроизводящее, мониторы, дисплеи, переключатели, пульты ДУ). Убедитесь, что условия освещения, фон, оформление, структура пространства, расположение участников соответствуют теме конференции и возможностям оборудования для видеоконференцсвязи.
Во время видеоконференции не забывайте о деловой этике и о том, как действия и внешний вид воспринимаются «через камеру». Для этого ознакомьтесь с правилами этикета участников видеоконференции – он несколько отличается от правил общения «в реале».
Соблюдение этих простых правил поможет организовать продуктивный обмен информацией, достичь основных целей видеоконференции, а также завоевать авторитет у коллег и даже повысить свой бизнес-статус среди партнеров.
