Сучасні системи для організації відеоконференцій мають високу адаптивність, універсальність і легкість налаштувань. Проте, при підготовці презентаційних заходів або нарад варто дотримуватися кількох простих правил.
Рекомендації, щодо організації та проведення відеоконференцій
Відеоконференція – захід, який включає використання широкого ряду технічних рішень, прийомів візуалізації і обміну інформацією різного роду. Відповідно, вимагає ретельної підготовки і контролю в ході проведення.
Щоб організувати відеоконференцію правильно, потрібно продумати такі пункти:
- мети конференції і можливі питання для обговорення;
- вибір і запрошення учасників;
- розподіл обов'язків між модераторами і технічними співробітниками;
- підготовка технічних засобів зв'язку;
- підготовка обстановки і відповідних умов в залі для нарад, серед яких
- дотримання етичних принципів по відношенню до учасників і між ними;
- професійна оперативна модерація і дотримання плану заходу.
Складіть план заходу: в разі багаточкової відеоконференції (в якій бере участь більше двох осіб) деталізований сценарій дозволить уникнути затримок при перемиканні камер або мікрофонів. Грамотна організація виступів допоможе усім співробітникам які беруть участь відчути важливість своєї думки, буде мотивувати висловлюватися більш відкрито і конструктивно.
Надішліть запрошення заздалегідь: проінформуйте всіх про точний час початку конференції і не забудьте проінструктувати про порядок авторизації в системі і порядку виступу. Також бажано надати майбутнім учасникам план заходу зі списками виступаючих, обговорюваних тем і питань по кожній темі.
Розподіліть обов'язки: будь-яка відеоконференція вимагає участі не тільки виступаючих, а й організатора, оператора і системного адміністратора. Правильний розподіл обов'язків і участь обслуговуючого систему персоналу допоможе знизити ризики технічних неполадок і пауз під час трансляції. Організатор відповідає за організаційні моменти в ході підготовки сеансу відеозв'язку і під час його проведення (розсилка запрошень, складання плану заходу, консультування майбутніх учасників, контроль дотримання регламенту). Оператор відповідає за управління засобами зв'язку, освітленням, камерами, моніторами, перемикання каналів, запуск додатків і так далі. Системний адміністратор відповідає за настройку, підготовку і обслуговування системи ВКС. На нього покладається відповідальність за захист каналів передачі даних, стабільність зв'язку, функціональність і точність налаштувань обладнання.
Проведіть діагностику техніки: в ході тестових перевірок оцінюється якість налаштувань апаратури і робота всієї системи в цілому, швидкість передачі даних, відповідність звукових і відеосигналів заданих параметрах, якість відображення інформації на моніторах і так далі. Більшість комплексних систем ВКС мають вбудований програмний і апаратний функціонал для самодіагностики, тому перевірка може бути здійснена швидко і без залучення додаткового персоналу.
Підготуйте відповідні зовнішні умови: обсяг приміщення, освітлення, фон, обстановка – грає роль для якості передачі зображення й мови. Продумане, ергономічне розташування обладнання для відеоконференцзв'язку допоможе уникнути зайвої метушні і неузгодженості дій під час конференції. До них обладнання відносять: екрани, монітори, мікрофони, переговорні пристрої, камери і пульти управління.
Приділяйте увагу всім учасникам: ведучий відеоконференції повинен підтримувати дотримання регламенту і плану, але при цьому мотивувати всіх присутніх і давати можливість кожному повністю висловити свою думку. Не менш важливо стежити за ритмом і настроєм бесіди, її змістовністю і доцільністю, контролювати питання етичності висловлювань та звернень учасників один до одного.
Використовуйте всі можливості для управління ВКС: стежте, щоб в кадр не потрапляли сторонні предмети або присутні, вчасно вимикайте звук при виступі інших учасників, контролюйте напрямок погляду (в камеру) і розташування мікрофона при виступі, враховуйте нюанси освітлення, фону і відстані до презентаційних матеріалів. Все це допоможе створити відповідну атмосферу і зробити умови конференції комфортнішими для співрозмовників.
Якість організації відеоконференції може позначитися на думці співрозмовників про її організаторів, а отже – на прийняті рішення. Тому перед будь-яким сеансом відеозв'язку варто приділити час перевірки, наскільки точно і в повному обсязі ви врахували всі перераховані рекомендації.
