Современные системы для организации видеоконференций обладают высокой адаптивностью, универсальностью и легкостью настроек. Тем не менее, при подготовке презентационных мероприятий или совещаний стоит соблюдать несколько простых правил.
Рекомендации, касательно организации и проведения видеоконференций
Видеоконференция – мероприятие, которое включает использование широкого ряда технических решений, приемов визуализации и обмена информацией разного рода. Соответственно, требует тщательной подготовки и контроля в ходе проведения.
Чтобы организовать видеоконференцию правильно, нужно продумать такие пункты:
- цели конференции и возможные вопросы для обсуждения;
- выбор и приглашение участников;
- распределение обязанностей между модераторами и техническими сотрудниками;
- подготовка технических средств связи;
- подготовка обстановки и соответствующих условий в зале для конференций;
- соблюдение этических принципов по отношению к участникам и между ними;
- профессиональная оперативная модерация и соблюдение плана мероприятия.
Составьте план мероприятия: в случае многоточечной видеоконференции (в которой участвует больше двох человек) детализированный сценарий позволит избежать задержек при переключении камер или микрофонов. Грамотная организация выступлений поможет всем участвующим сотрудникам почувствовать важность своего мнения, будет мотивировать высказываться более открыто и конструктивно.
Отправьте приглашения заранее: проинформируйте всех о точном времени начала конференции и не забудьте проинструктировать о порядке авторизации в системе и порядке выступления. Также желательно предоставить будущим участникам план мероприятия со списками выступающих, обсуждаемых тем и вопросов по каждой теме.
Распределите обязанности: любая видеоконференция требует участия не только выступающих, но и организатора, оператора и системного администратора. Правильное распределение обязанностей и участие обслуживающего систему персонала поможет снизить риски технических неполадок и пауз во время трансляции. Организатор отвечает за организационные моменты в ходе подготовки сеанса видеосвязи и во время его проведения (рассылка приглашений, составление плана мероприятия, консультирование будущих участников, контроль соблюдения регламента). Оператор отвечает за управление средствами связи, освещением, камерами, мониторами, переключение каналов, запуск приложений и так далее. Системный администратор отвечает за настройку, подготовку и обслуживание системы ВКС. На него возлагается ответственность за защиту каналов передачи данный, стабильность связи, функциональность и точность настроек оборудования.
Проведите диагностику техники: в ходе тестовых проверок оценивается качество настроек аппаратуры и работа всей системы в целом, скорость передачи данных, соответствие звуковых и видеосигналов заданным параметрам, качество отображения информации на мониторах и так далее. Большинство комплексных систем ВКС обладают встроенным программным и аппаратным функционалом для самодиагностики, поэтому проверка может быть осуществлена быстро и без привлечения дополнительного персонала.
Подготовьте соответствующие внешние условия: объем помещения, освещение, фон, обстановка – играет роль для качества передачи изображения и речи. Продуманное, эргономичное расположение оборудования для видеоконференцсвязи поможет избежать лишней суеты и несогласованности действий во время конференции. К ним оборудованию относят: экраны, мониторы, микрофоны, переговорные устройства, камеры и пульты управления.
Уделяйте внимание всем участникам: ведущий видеоконференции должен поддерживать соблюдение регламента и плана, но при этом мотивировать всех присутствующих и давать возможность каждому полностью выразить свое мнение. Не менее важно следить за ритмом и настроением беседы, ее содержательностью и целесообразностью, контролировать вопросы этичности высказываний и обращений участников друг к другу.
Используйте все возможности для управления ВКС: следите, чтобы в кадр не попадали посторонние предметы или присутствующие, вовремя выключайте звук при выступлении других участников, контролируйте направление взгляда (в камеру) и расположение микрофона при выступлении, учитывайте нюансы освещения, фона и расстояния до презентационных материалов. Все это поможет создать соответствующую атмосферу и сделать условия конференции более комфортными для собеседников.
Качество организации видеоконференции может сказаться на мнении собеседников о ее организаторах, а следовательно – на принимаемых решениях. Поэтому перед любым сеансом видеосвязи стоит уделить время проверке, насколько точно и в полном объеме вы учли все перечисленные рекомендации.
