В останні роки тенденція проводити відеоконференції для оперативного обговорення різних організаційних питань стала домінуючою практично у всіх областях людської діяльності.
Цьому сприяв швидкий розвиток відповідної технологічної бази і поява комплексних рішень, які легко адаптувати для будь-яких потреб: управління, обміну досвідом, прийняття рішень, контролю виробничих і бізнес-процесів. Більш того, виникло цілий напрям етикету – правила поведінки в ході відеоконференцій.
Ефективна передача зображень, відео та звуку сучасними засобами зв'язку, допомагає досягти реалістичного «ефекту присутності» (по каналах з високою пропускною спроможністю). Це вкрай важливо в таких галузях, як телемедицина, юриспруденція і судова справа, робота кадрових агентств, освіта і виховання. Проте, результативність і ефективність відеоконференцій залежить від деяких постійних факторів.
Умови, що впливають на якість відеоконференцій
Технічна складова – це головна умова, від якого залежить успішність і продуктивність заходів, що проводяться під час сеансів відеозв'язку. До них відносять: відповідність технічних параметрів і можливостей апаратної і програмної частини системи відеоконференцзв'язку (ВКЗ) поставленим цілям і завданням, здатність техніки підтримувати стабільний, захищений канал зв'язку, забезпечувати безперебійний обмін даними певного типу при бажаних навантаженнях. Для цього фахівці з побудови індивідуальних і корпоративних систем ВКС враховують такі характеристики:
- потужність призначених для користувача відеотерміналів (відповідність обсягу ресурсів потребам учасника);
- якісне захоплення відео на камері терміналу;
- можливість реалізувати різні режими відображення відеоконференції на екрані терміналу;
- достатня ширина каналу передачі даних між сервером ВКС і всіма учасниками заходу.
Реалізація ефективної ВКС можлива тільки після ретельного фахового аналізу характеру і режимів майбутніх конференцій на підставі потреб замовника і умов проведення. Для цього розробляється проект ВКС, який відповідає не тільки потенційним навантажень, але і фінансовим інтересам компанії.
Умови проведення відеоконференції: на якість відеоконференцзв'язку безпосередньо впливають фактори середовища, в якій проводяться заходи: обсяг приміщення, умови природного освітлення і розміщення додаткових освітлювальних приладів, фон, одяг учасників. Важливим є зручне розташування відеокамер, мікрофонів, панелей управління, моніторів, екранів. Ергономічність користувальницьких і управлінських пристроїв, їх правильна локалізація допомагає уникнути затримок і зайвої метушні під час сеансів ВКС, підвищити комфорт спілкування учасників і зробити виступ більш презентабельним.
Правильна організація і підготовка до сеансів ВКС: ретельне планування будь-яких заходів – запорука досягнення поставлених цілей з мінімальними витратами часу і ресурсів. Варто заздалегідь скласти план відеоконференцзв'язку, продумати регламент, порядок презентацій, призначити зручний для кожного учасника час початку і надати співрозмовникам достатній час для виступу. Також необхідно заздалегідь попередити всіх учасників про час і порядок відеоконференції, розіславши повідомлення по зручних каналах зв'язку. При цьому бажано, щоб учасники авторизувалися в системі заздалегідь. Це дозволить адміністраторам перевірити якість зв'язку в режимі реального часу, усунути похибки в настройках і уникнути можливих ускладнень під час самої конференції. Перед сеансом ВКС необхідно ретельно протестувати роботу системи і кожного пристрою, перевірити якість кабельних з'єднань, розташування обладнання та його спрямованість. Якщо Ви маєте труднощі з використанням систем відеоконференцзв'язку, Ви можете скористатися послугами сторонніх фахівців. Вони організовують технічний супровід конференцій, у зручний для Вас час для і ночі.
Прості правила допоможуть продемонструвати повагу до учасників заходу, забезпечити всім комфортні умови і мотивувати до більш конструктивного діалогу.
Дотримуйтесь етичних норм спілкування під час відеоконференцій. Рекомендуємо:
- не запізнюватися;
- представитися учасникам;
- переконатися, що всі володіють технічними засобами для проведення сеансу ВКС і вони налаштовані належним чином;
- попередити про те, що сеанс почався;
- дивитися в камеру;
- тримати мікрофон ближче до себе;
- говорити чітко, виразно, по суті;
- поважати чужий час і не затягувати свій виступ;
- не перебивати співрозмовників;
- уникати зайвої жестикуляції, рухів;
- відключати свій мікрофон під час виступу інших учасників, щоб не «засмічувати» акустичний канал сторонніми звуками;
- уникати одягу і фону, які конфліктують з атмосферою і темою конференції;
- намагатися використовувати добре підготовлені, читабельні наочні матеріали з великими шрифтами, добре помітними зображеннями, невеликою кількістю тексту і не дуже яскравими квітами.
Щоб досягти високої якості відеоконференцзв'язку та її цілей важливо, щоб організатори, учасники, оператори і адміністратори системи ВКС добре знали свої права, обов'язки і виконували їх вчасно. Незайвим буде заздалегідь ознайомитися з демонстраційними матеріалами, планами виступу учасників і узгодити їх.
